2021年11月12日

会議を効率的に進める7つのルール


今日は、いつも楽しく読ませて頂いているメルマガから【会議を効果的に進める7つのルール】を紹介致します。





【会議を効果的に進める7つのルール】


リーダーズアカデミーの嶋津氏のメルマガから。

企業運営をする中で報告や情報共有は重要です。
その中で大きな役割を果たすのが会議やミーティング。
下記の嶋津氏の話は全く共感するところばかりです。



【こんなアホなこともやらずに、会議に対して文句ばかりいう社長と社員】


先日ある雑誌に「会議はこの方が効果的に進められる」という7つのルールが紹介されていました。
正直ごくごくいろいろな本にも載っているような、私も普段から言っているような、当たり前のことばかりなのですが、こんなことすらやらないで「会議が長い」とか「会議の効率が悪い」とか、社員に文句ばかり言っている社長、社長に文句ばかり言っている社員の方がいたら、是非今一度見直してみて欲しい。



1)開始時間の厳守
効率のいい会議を行うための一丁目一番地ですね。
遅れてくる人のために、他の参加者の時間泥棒になるのは言語道断です。
社長だろうが誰であろうが、遅れたほうが悪いのでそういう正式なルールにすればいいだけです。
(暗黙知ではだめです)

2)参加者の選定
発言しない人は、単に情報共有目的で参加していることが多いため、そういう人は会議に呼ばず、結果を共有するだけにするのです。
会議の一番の悪は何か?
それは、その場にいるだけで発言をしないことです。
発言をしないのであれば、参加する必要がありません。

3)進行表(アジェンダ)の作成
会議前に、必ずアジェンダと必要資料は配布しておく。

4)紙で配布しない
会議で配布した資料は、重要性の高いものばかり。
印刷した紙の資料だと持ち歩くことによるリスクが生じる上、会議終了後の破棄処理も大変です。
会議にはノートパソコン持参でクラウド上にアップされた資料を見るようにする。

5)配布資料の読み上げはしない
黙読の速さは1分間に600文字、話す速さは1分間に360文字程度といわれています。
読み上げるより、目で文字を追うスピードの方がはるかに早いため、資料の読み上げはせず、参加者には資料を黙読してもらいます。
発表者には資料の中で強調したい点やメッセージ性の強い部分を話してもらうと効果的です。

6)会議時間は2時間以内で
人間が集中できる時間には限界があります。
2時間以上になる場合は、休憩入れたり、二日に分けたりするなどの工夫をしないと、ダラダラしがちになり、思考も停止し、逆に非効率を起こします。

7)議事録の作成
会議後に、報告事項、決定事項、先送り事項、などをまとめた議事録を作成し出席者に配布する。
検討事項については、責任者や担当者、期限を明記しておくことが大切です。
以上が書かれていた7つのルールです。
社長が参加する会議の良し悪しは、まさに社長次第といえます。
コロナ下で社内のコミュニケーション不足が問題視されている今だからこそ、今一度、会議のやり方を見直してみてください。





※如何でしたでしょうか!?

あたりまえの事ばかりですが、7つ全て完璧に出来ているでしょうか!

私は5番を守れていない場合があります。
  


Posted by makishing at 14:05Comments(0)