2019年12月20日

内容証明郵便について


今日は、「弁護士費用保険Mikata」のメルマガから【内容証明郵便について】を紹介致します。





今回のテーマは「内容証明郵便」ということで、有用性や活用方法を解説したいと思います。


◆内容証明郵便とは?

内容証明郵便は、一般の方が生活していく中でなかなか縁のない郵便の種類ですよね。

どのようなものなのか簡単に言うと「この手紙をいつ、誰に、この内容であなたが出しました」ということを、国の業務委託を受けた日本郵便が証明するものということになります。

出した側からは、到着したかどうかも明らかになりますし、第三者である日本郵政に、その内容も証明してもらえる、といった点が内容証明郵便の特徴です。


◆内容証明郵便を有効活用する

「どのタイミングで」「何を」「誰が」主張したのか、というのが非常に重要になるのが「消費者トラブル」です。

この「消費者トラブル」とは、基本的に企業と個人の間の契約について発生するトラブルのことを指します。
こういった契約については、消費者契約法や特定商取引法といった法律で、消費者側が保護される規定になっています。

消費者が優遇されているのは、企業のほうが経済的な優位性がありますし、法律に対する知識も高いということが前提となっているためです。

もっとも、こういった法律の規定にかかわらず、消費者は、いざトラブルになったときにどうすればいいのかわからない、という場合が少なくありません。

一番身近な消費者トラブルは「クーリングオフの意思表示のタイミング」でしょうか。
クーリングオフは消費者にとって、非常に有利な制度である反面、これを行使することができる期間は限られています。

クーリングオフを実行するには、「クーリングオフをしたい」という意思表示が必要になります。これは電話などの口頭でもできます。
しかし企業側から、例えば電話でクーリングオフの意思表示をされたときに証拠がなければ「そんな話は聞いていない。」「その時にクーリングオフはしていないのだから、今更クーリングオフはできない。」といった主張をしてくる可能性があります。
企業と消費者の知識の格差、経済的格差を使ってくる可能性があるのです。

そこで活用したいのが、発送日・受取日だけでなく、その内容についても、第三者である日本郵政が保証してくれる内容証明郵便です。

内容証明郵便でその意思表示を送付しておけば「いつ」「どんな内容で」意思表示をしたかを明らかにできるのです。
これで、言った言わない、といった論争を回避することができます。

その他にも、言った言わないの争いになる可能性がある場合は、内容証明郵便を活用するのが有用です。


◆内容証明郵便の決まり事

内容証明郵便を発送するためには以下のような決まりごとを守る必要があります。

(1)用紙
用紙のサイズや紙の材質に関しては、原則として自由です。
内容証明専用用紙が市販されていますが、必ずしもこれを使う必要はありません。

(2)書き方
 手書きでもワープロでも構いません。
手書きの場合には退色しないペンまたはボールペン、ワープロの場合には普通紙を使用したほうがよいでしょう。

(3)行数・字数の制限
縦書きの場合、1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合、1行13字以内、1枚40行以内または1行26字以内、1枚20行以内
2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印をします。

(4)使える文字
仮名・漢字・数字と、英字(固有名詞に限る)及び括弧、句点その他一般に記号として使用されるものが使用できます。
句読点・括弧・記号などは1文字分、丸付文字や括弧付文字などは2文字分として数えます。
特にワープロ作成の場合は、句読点が禁則処理されてしまったり、丸付文字が1文字に数えられてしまうので注意が必要です。

・括弧()はセットで1文字です。
例)(平成27年1月) ←8文字
・句読点も1文字として数えます。
例)私は、山田太郎です。 ←10文字
・「㎡(平方メートル)」は、2文字として数えます。
例)土地総面積100㎡ ←10文字
・○や□で囲んだ数字や文字は2文字として数えます。
例)上記の㎡に加算をして ←11文字
・文中の序列を示す記号は、全体として1字として数えます。
 空白は文字として数えません。
例)(1) 貸金100万 ←7文字
  (2) 利息年率5% ←7文字


(5)年月日・住所・氏名
文書の中に、必ず書かなければなりません。
縦書きの場合は、最後に、年月日・差出人の住所・氏名・受取人の住所・氏名を、この順番で書きます。
横書きの場合は、最初に、年月日・受取人の住所・氏名・差出人の住所・氏名の順番になります。

(6)捺印
法律上、必要とされているものではありませんが、慣例になっています。
差出人の氏名の下(縦書き)または右(横書き)に捺印します。
捺印は認印・三文判でかまいません。

(7)同じものを3通用意
内容証明郵便は、同じ文書を自分用(差出人の手元に残る分)・郵便局に保管する分・相手に送る分の計3通用意しなければなりません。
これによって、郵便局(郵政事業庁)による内容・出した日の証明が可能になるからです。3通の作成方法は、コピーでもかまいません。

(8)訂正・修正する場合
訂正は、通常該当文字に二重線を引き、正しい文字を横に書き加え、該当個所の上部欄外(または末尾余白)に「2字訂正」「3字加入」などと書いて、そこに差出人のところで捺印した印鑑と同じもので捺印します。削除のみ・加入のみであっても要領は同じです。
差出人が2人以上いる場合には、すべての人の捺印が必要になります。

(9)封筒
普通の郵便と同じように、受取人の住所・氏名・差出人の住所・氏名を書いたものを準備します。これは、内容証明の本文に書いた住所・氏名と同じでなければいけません。受取人の人数分必要です。

(10)差出人が複数いる場合
本文では、差出人を記載するところに並べて書きます。住所が同じであれば、住所・差出人1の氏名・差出人2の氏名というように、住所が異なる場合は、差出人1の住所・氏名、差出人2の住所・氏名というように書きます。封筒の差出人のところも、本文に準じて書きます。


こちらで紹介したほかにも様々な規定があります。
これらを間違えるとその場では修正できないので、一度持ち帰って作成し直す必要があります。

弁護士に相談すればスムーズに書面を作成できるので、ぜひ有効活用してください。





※如何でしたでしょうか?

内容証明郵便について、しっかり勉強しました。

最後までお読みくださり、ありがとうございました。










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